2018年06月30日

ルールは組織のノウハウの結晶

中小製造業の業務改革シリーズ3
組織における決め事、ルールというのは、その組織のノウハウの結晶であるはずです。
過去に様々な問題や失敗を体験してきた結果、こういう時はこうしよう、これは決し
てしてはならないといったことが「ルール」として伝承されてきているはずです。

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ところがルールの精度も上がらず、本来ルールとして受け継がれるべき大切な情報も
失われて、ろくでもないルールが残ってしまっている組織は、今後の成長は望めない
でしょう。

成長し続ける組織・チームを実現するために組織のルールは、以下の点を考慮して制
定し、定期的に見直しされるべきです。
1.経営計画書
 顧客視点の経営理念を掲げ、経営トップの意思が下位層の作業員まで伝わ
る仕組みを作ること。
経営計画書の内容は、企業のそもそもの存立意義、顧客に対して、どのような製品
サービスを提供していくのかを示す「経営理念」、それに向かっていつまでに、何を
どの様に具体的に進めて行くかを「経営方針」「経営目標」として具体化し全社員へ
明示し徹底させます。

2.業務計画書
 経営目標は、部署別に、その役割に応じて分担され、達成すべき目標値を定め
これを実現する方策を講じる。この活動内容を半年、ないしは1年の業務計画書に
まとめ、それに従ってP,D,C,Aサイクルを回す

3.日常業務管理
部署ごとの業務の内容、責任範囲を明確にして業務フロー・業務マニュアルを
作成する。
その中で日常管理しなければならない「管理項目」と「手順」「管理点」を、4M
に分類し、だれが、いつ、どのように管理するのかを決める。
また、成果を示す特性値(QCDの指標)の達成目標を定め、その達成度を常に
監視し、達成できなかった場合の原因究明と対策案の立案を行う。
このような日常業務の基本的活動を行うための仕事の基本ルールを定め、一人一人
がこれを守ることが大切であることを周知徹底させること。
そのためには
 ・組織を決め役割、権限を明確にすること(組織図、業務役割分担表)
 ・組織間の横断的情報交換の仕組みを作ること(会議体、情報フォーマット等)
 ・組織の活動指標を見える化し管理する仕組みを作ること(管理グラフ、月報等)
 ・基本ルールの見直しを定期的に行う仕組みを作ること(少なくとも一年周期)
 ・必要な人材の育成、登用、信賞必罰の仕組みを作ること

個人商店的経営の場合は、上記の内容はすべて社長の頭の中にあり、また社員の
一人一人のそれぞれ違った考えがあるが、組織の小さいうちは社長の指示のもとで
日常業務が処理されています。

ところが、これでは永遠に個人商店から脱皮することは難しく、組織力も強化
されない事が理解できると思います。

毎日の業務をどのように組織的に行うか?そしてその成果をどのような尺度で
図り、問題があればどのように改善していくのか?まず、基本を定め、それを
ベースに活動していく必要があると思います。

基本ルールは、企業の成長に伴いレベルアップし、最も効率的に、安価で品質の
良い製品やサービスを生み出すよう最適化されます。
そこには、企業独自のノウハウが結晶となって積み重なっていきます。

posted by k_hamada at 03:59| ★標準化とルール:ISO9000 | 更新情報をチェックする

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