2019年09月25日

間接業務増大への対応方法

間接業務、直接業務を問わず、生産性向上の方策として「多能工化」が求め
られています。

特に間接業務では、出来る人が業務をすべて抱え込むのではなく、業務を
「見える化」して標準化を図り(標準作業)、誰もが一定の訓練で、その
業務を同じレベルで、できるようにすることが求められます。
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日本では、一人一人が長時間働き、沢山の仕事をこなして評価される文化が
まだ根強く残っています。しかも、最近の職場はサービスの多様化や、多品種
少量生産により仕事量の変動が大きく、また間接作業が増える傾向にあります。

1.仕事が特定の人に集中するのはなぜ?
限られた時間のなかで、後輩をじっくり育てる余裕も無いため、先輩たちは
「自分でやった方が早い」となってしまい、若手のスキルは伸び悩んでいます。

「スキルがない若手には任せられない」と、中堅層はさらに仕事を抱え込み
学びのチャンスがない若手は、効率的な仕事の方法が分からず、結局みんな
でダラダラ残業。そんな悪循環が、職場の「生産性」を低下させているのです。

一部の社員だけが仕事を抱え込む理由は、これだけではありません。
組織、チームとして仕事を分担する、「組織の力で仕事をする」という意識が
薄いためです。


他人に初めての仕事を委ねるのは、時間もかかるし、面倒なことです。
それでもチーム内に「自分と同じ仕事ができる人」を増やすことは、長期的に
みれば全体の経験値を上げることにつながり、さらに、「自分でやった方が」
と仕事を抱え込んでいては、今後も同じような仕事を全部自分でやらなければ
ならず、組織としての能力を十分に発揮できない事になり、生産性も向上しま
せん。

2.間接業務の多能工化手順
間接業務の多能工化の手順は(1)~(6)となります。
(1)基本業務の洗い出し
(2)基本業務の「見える化」
(3)基本業務フロー、マニュアルの作成
(4)作業の見直し、改善
(5)新人・若手のOJT計画立案
(6)OJTの実施

多能工の対象業務として
(1)製造ラインの直接業務
(2)製造ラインの間接業務
(3)間接職場の業務

3.RPAの導入
「働き方改革」の流れの中で、パソコンで行う定型的なデスクワークを、
自動的に実行してくれる「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)」
の仕組みが最近注目を集めています。

これは、ソフトウェアのロボットが、工場の間接業務を行っている人たちの事務
作業を自動で進めてくれるというもので、「単調だけど、意外に面倒くさい」
作業を、ボタン1つでパソコンがやってくれるという仕組みです。

上手く使いこなせば、「働き方改革」や「業務効率化」の武器となります。
RPAは比較的安価で導入できるため、大企業だけではなく、中小企業でも導入
可能です。例えば
 ・営業部門の担当者ごとの営業活動情報を集計
 ・営業活動情報を翌朝に部門全員にメール配信・情報共有
 ・受注案件の事務処理
 ・顧客リストの集計など、データ入力やコピー&ペースト作業
 ・送られてきたメールの添付ファイルを自動でフォルダに格納
 ・提出書類の不備チェック
 ・書類の情報を社内の基幹システムに報告・登録
 ・ネット上の自社の口コミ情報の収集など検索

間接業務の標準化とRPAを活用して複雑な作業を自動化することにより
業務をミスなく効率的にできるようにし、一人あたりの生産性を高める
ことが可能となります。

posted by k_hamada at 13:00| ★中核人材育成と教育訓練の進め方 | 更新情報をチェックする

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