間接業務、直接業務を問わず、生産性向上の方策として「多能工化」が求め
られています。
特に間接業務では、出来る人が業務をすべて抱え込むのではなく、業務を
「見える化」して標準化を図り（標準作業）、誰もが一定の訓練で、その
業務を同じレベルで、できるようにすることが求められます。
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日本では、一人一人が長時間働き、沢山の仕事をこなして評価される文化が
まだ根強く残っています。しかも、最近の職場はサービスの多様化や、多品種
少量生産により仕事量の変動が大きく、また間接作業が増える傾向にあります。
１．仕事が特定の人に集中するのはなぜ？
限られた時間のなかで、後輩をじっくり育てる余裕も無いため、先輩たちは
「自分でやった方が早い」となってしまい、若手のスキルは伸び悩んでいます。
「スキルがない若手には任せられない」と、中堅層はさらに仕事を抱え込み
学びのチャンスがない若手は、効率的な仕事の方法が分からず、結局みんな
でダラダラ残業。そんな悪循環が、職場の「生産性」を低下させているのです。
一部の社員だけが仕事を抱え込む理由は、これだけではありません。
組織、チームとして仕事を分担する、「組織の力で仕事をする」という意識が
薄いためです。
他人に初めての仕事を委ねるのは、時間もかかるし、面倒なことです。
それでもチーム内に「自分と同じ仕事ができる人」を増やすことは、長期的に
みれば全体の経験値を上げることにつながり、さらに、「自分でやった方が」
と仕事を抱え込んでいては、今後も同じような仕事を全部自分でやらなければ
ならず、組織としての能力を十分に発揮できない事になり、生産性も向上しま
せん。
２．間接業務の多能工化手順
間接業務の多能工化の手順は（１）～（６）となります。
（１）基本業務の洗い出し
（２）基本業務の「見える化」
（３）基本業務フロー、マニュアルの作成
（４）作業の見直し、改善
（５）新人・若手のOJT計画立案
（６）OJTの実施
多能工の対象業務として
（１）製造ラインの直接業務
（２）製造ラインの間接業務
（３）間接職場の業務
３．RPAの導入
「働き方改革」の流れの中で、パソコンで行う定型的なデスクワークを、
自動的に実行してくれる「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」
の仕組みが最近注目を集めています。
これは、ソフトウェアのロボットが、工場の間接業務を行っている人たちの事務
作業を自動で進めてくれるというもので、「単調だけど、意外に面倒くさい」
作業を、ボタン1つでパソコンがやってくれるという仕組みです。
上手く使いこなせば、「働き方改革」や「業務効率化」の武器となります。
RPAは比較的安価で導入できるため、大企業だけではなく、中小企業でも導入
可能です。例えば
・営業部門の担当者ごとの営業活動情報を集計
・営業活動情報を翌朝に部門全員にメール配信・情報共有
・受注案件の事務処理
・顧客リストの集計など、データ入力やコピー＆ペースト作業
・送られてきたメールの添付ファイルを自動でフォルダに格納 ・提出書類の不備チェック
・書類の情報を社内の基幹システムに報告・登録
・ネット上の自社の口コミ情報の収集など検索
間接業務の標準化とRPAを活用して複雑な作業を自動化することにより
業務をミスなく効率的にできるようにし、一人あたりの生産性を高める
ことが可能となります。
