2018年04月25日

ヒューマンエラー・オフィス業務・間接業務の対策:要因分類と対策の進め方・事例

オフィス業務のヒューマンエラー対策

オフィス業務・間接業務でのヒューマンエラーはモノや機械の取り扱いミスの
代わりに「情報の受け取り、加工、保管、配付」に関わる場合がほとんどです。

人的ミスを減らして、作業効率をアップしていくためにも、業務の様々な問題に
メスを入れることが必要です。
ヒューマンエラー.jpg


  ★多品種少量生産工場の正しいヒューマンエラー対策シリーズ

オフィス業務は、作業が個人に依存したやり方、標準化がされていないため
本人しか分からないという業務も多くあります。
直接の上司も、担当者がどうやって毎日の仕事を処理しているのか?本人に
聞かないと分からないのです。

事例1
問題点:会計課のGさんは、取引先から請求書を受け取ったが、後で処理しよう
と思っている間についつい忘れてしまい、指定された支払日にまで支払処理が
できなかった。本人のうっかりミスでありながら、会社の管理レベルが低いと
見なされ、信用を傷つけた。

対応策:請求書を受け取ったことをトリガーに処理するのではなく、取引が
発生した時点で記録しておき、たとえ請求書が届かなくても、支払する必要が
あることを把握できるシステムを導入する。

事例2
問題点:パートで働くWさんは、封筒へ書類を入れる作業中、内容と封筒の宛名
の整合確認を怠り内容を取り違えて封入してしまった。 

対応策:封をする前に再度確認する、2人でダブルチェックする、窓あき封筒
を採用する、など

事例3
問題点:公的機関に提出するために、ロットごとにサンプルを抜き取って、成分
分析データを取得、提出書類を作成する担当のKさんは、提出期限に間に合わせ
るため前回取得データをアレンジして提出書類を作成しました。公的機関は
ほとんどデータの内容はチェックしないため、Kさんは時々、このようなやり方
で、書類を作成しています。
ところがある時、市場にて製品のロット不良が発生したため、公的機関立会で
分分析を行ったところ申請データと異なっていることが判明し大きな問題と
なりました。

対応策:問題のある書類が作成され、社外へ出てしまうのは、管理が不在
であると言えます。管理者は、データの妥当性をすべてチェックすることは
できませんが、書類作成担当者が、毎日の業務をどのような手順で行っている
のか把握しておく必要があります。

方法はいろいろありますが、時々、データの妥当性に関するヒヤリングを行う
あるいは、成分分析を行っている現場を巡回するなどです。

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セ ミ ナ ー 予 定 表
テーマ(目的日時開催場所
主な項目
 多品種少量生産工場の現場改善力強化による
 付加価値生産性向上と利益率UP
未定
 
・生産活動の目的
・生産性向上・リードタイム短縮
・ムダ取り(直接・間接業務)
 若手・中堅社員の自立化と現場力の発揮
未定
・QCサークル活動
・個人目標管理(MBO)
・業務計画による改善活動
 ヒューマンエラー予防7つの対策
 ヒューマンエラー要因4分類と再発防止策
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