2018年04月25日

オフィス業務・間接業務のポカミス対策は業務の見える化が第一歩

オフィス業務・間接業務でのヒューマンエラーはモノや機械の取り扱いミスの
代わりに「情報の受け取り、加工、保管、配布」に関わる場合がほとんどです。

人的ミスを減らして、作業効率をアップしていくためにも、業務の様々な問題に
メスを入れることが必要です。





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  ★多品種少量生産工場の正しいヒューマンエラー対策シリーズ

オフィス業務は、作業が個人に依存したやり方、標準化がされていないため
本人しか分からないという業務も多くあります。
直接の上司も、担当者がどうやって毎日の仕事を処理しているのか?本人に
聞かないと分からないのです。

そこで自身の行っている業務のフローを書いて、見える化することに
よってムダが見えてきます。そのムダを省いて、標準化を図ります。

インプット情報は何と何があり、それを処理することによって次の
部署にアウトプットします。
例えば、顧客からの注文書を受け取って、それを基に外注へ製造指示
を出したり、材料を発注したりします。

その処理の中でミスを起こさないよう、確実に作業するにはどうしたら
良いのかを考え改善します。

事例1
問題点:会計課のGさんは、取引先から請求書を受け取ったが、後で処理しよう
と思っている間についつい忘れてしまい、指定された支払日にまで支払処理が
できなかった。本人のうっかりミスでありながら、会社の管理レベルが低いと
見なされ、信用を傷つけた。

対応策:請求書を受け取ったことをトリガーに処理するのではなく、取引が
発生した時点で記録しておき、たとえ請求書が届かなくても、支払する必要が
あることを把握できるシステムを導入する。

事例2
問題点:パートで働くWさんは、封筒へ書類を入れる作業中、内容と封筒の宛名
の整合確認を怠り内容を取り違えて封入してしまった。 

対応策:封をする前に再度確認する、2人でダブルチェックする、窓あき封筒
を採用する、など

事例3
問題点:公的機関に提出するために、ロットごとにサンプルを抜き取って、成分
分析データを取得、提出書類を作成する担当のKさんは、提出期限に間に合わせ
るため前回取得データをアレンジして提出書類を作成しました。公的機関は
ほとんどデータの内容はチェックしないため、Kさんは時々、このようなやり方
で、書類を作成しています。
ところがある時、市場にて製品のロット不良が発生したため、公的機関立会で
分分析を行ったところ申請データと異なっていることが判明し大きな問題と
なりました。

対応策:問題のある書類が作成され、社外へ出てしまうのは、管理が不在
であると言えます。管理者は、データの妥当性をすべてチェックすることは
できませんが、書類作成担当者が、毎日の業務をどのような手順で行っている
のか把握しておく必要があります。

方法はいろいろありますが、時々、データの妥当性に関するヒヤリングを行う
あるいは、成分分析を行っている現場を巡回するなどです。

オフィス業務においても「自工程完結」の考え方が必要です。
自工程完結は、「品質は工程で造りこむ」 というトヨタの基本理念を基本と
する取り組みのことです。
最初は後工程に不良は渡さないという製造現場の取組から始まり、今では
間接部門のミス防止、生産性向上を目的に展開されています。
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posted by k_hamada at 23:54| ★ヒューマンエラー・ポカミス対策 | 更新情報をチェックする
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