2018年06月30日

報連相のルールを作る:ルール作り3つのポイント!

報連相は知っていても、それをいざ実行するとなると難しい場合があります。
お互いに忙しい、報告する場がない、報告してもなにもリアクションがない
など、報連相がうまく機能するための環境が整っていないという事実も指摘
されます。

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1.報連相とは
(1)報告とは
営業の結果や、作業の進捗状況などを伝えることです。
上司や先輩、職場のメンバーなどと情報を共有することにより、状況を把握する
ことができるため、仕事がスムーズに運びます。また必要であれば、アドバイス
も得られます。報告のコツは、何事も早めに報告をすることです。

(2)連絡とは
連絡とは、作業上の変更点、改善点、今後の予定、注意事項などについての情報を
共有しあうことです。
連絡を受け、関係各所へさらに連絡が必要な場合もありますので、「これくらいは
連絡するほどのことではないな」と勝手に判断せず、「***になりましたが、
問題ないでしょうか?」などと周囲に確認を取りながら行なうようにします。

(3)相談とは
何かトラブルが起きたときや、次の指示を仰ぐとき、また何か不安に感じたこと
があった場合に行ないます。
事件が大きくならないうちに、「どうすればよいでしょうか」と、正直に報告
連絡そして相談することが大切です。

2.報連相が徹底しない理由
誰でも怒られるのは嫌です。しかし会社ではちょっとしたミスや嘘、隠し事など
から大きな問題へと発展し、結果的に莫大な損失をする大事件になる可能性は
いつだって充分に潜んでいます。

そういった企業では、報連相は正しく理解されていないと考えられます。
つまり、報連相ががうまくいかないのは、組織、階層、個人の役割が不明確
まま仕事をしているからです。
 ①各組織別の業務の役割が明確になっていない
 ②部長、課長など各階層別の業務、権限が明確になっていない
 ③各個人の業務内容(何を・いつまでに)が明確になっていない

上記は、企業のマネジメントの問題なので、経営層がリーダシップを発揮し
業務システムの見直しを行っていく必要があります。

また、報連相を定着させるためには、報連相運用ルールを作って運用すること
も有効な手段です。

3.報連相運用ルール作り 3つのポイント
報連相を定着させるには、何を、いつ、どのような場で報連相しなければなら
ないのかをルール化しておく必要があると考えられます。
(1)社内で必要な報告事項、連絡事項をリストアップする。
 ・作業完了報告
 ・ヒヤリハット報告
 ・変更連絡
 ・異常連絡
 ・品質報告
 ・生産計画、日程計画
 ・出張報告

(2)何を、誰が、いつ、どこで報告(連絡)するかを明確にする。
 ・全体集会
 ・定例会議
 ・非定例会議
 ・現場ミーティング
 ・朝礼
 ・文書配布
 ・e-mail
 ・その他

(3)運用フォーマットを決める
 ・5W1H報告シート
 ・ヒヤリハットメモ
 ・会議・ミーティング議事録
 ・指示・連絡文書
 ・出張報告書
 ・点検記録、作業記録
 ・品質対策書 

報連相は、業務を行っているどのタイミングでも発生するのでその都度行うが
相談しやすくするために部署内ミーティングの機会を定期的に設けて、上司や
同僚に相談できる時間を設けるようにすることが必要です。

報連相は仕事の流れをスムースにすることから、部門内、部門間、工程・プロ
セス間の潤滑油としての役割を担っています。

posted by k_hamada at 22:35| ★標準化とISO9000による品質管理 | 更新情報をチェックする

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