2018年06月30日

業務マニュアルの作り方

マニュアルは、明確な作成目的のもとに作成し、運用することが大切です。
業務マニュアル作成の第一の目的は、「会社や職場の目的・目標達成のため」
です。
業務マニュアルを使って作業・業務や改善を行ない、会社や職場の目標を達成
することにあります。

 ★中小企業の経営品質を高めるステップ
 ★工場長・品質管理部長のスキルアップセミナー
 ★無料サービス

したがって、業務マニュアルを作成するときには、マニュアルを使って仕事を
するときの目標(目標項目と達成水準)を設定して進め無ければなりません。
目標を明確にしないで作成したマニュアルを使って仕事をしても、成果の達成が
おぼつかなくなります。

マニュアル作成のステップは概略以下の通りです。
(1)業務を洗い出す
業務マニュアルを整備するためには、どんな業務が行なわれているかがわからない
状況では作成はできません。そこで、まず実際、メンバーが行っている業務の調査
行ない見える形にします。

業務調査のやり方には、各担当者に担当している業務を書き出してもらう方法と、
業務マニュアル作成担当者がヒアリングを実施する方法が考えられます。

(2)業務マニュアル化する業務を抽出する
業務調査を行い、業務一覧表にでまとめておきます。
その中でトラブルやミスが頻発している業務であるとか、作業効率が悪い業務など
から優先的にマニュアル化を行います。

(3)業務マニュアルを体系化する
抽出し、優先度付けされた業務一覧表をもとに、マニュアル化すべき業務を抽出し
これを体系的に整理します。業務マニュアルの全体像を把握しやすくします。
フロー図や系統図、あるいはマトリクス図などにまとめると分かり易く漏れが
無くなります。

マニュアルの様式について一定のフォームを作成しておき、このフォームのなかで
レイアウトを行います。誰もが使いやすいマニュアルは、
 ①業務の全体像がわかること
 ②業務の目的がわかること
 ③何をこなせばよいのかがわかりやすい
 ④チェックリストで業務の確認ができる
 ⑤誰にでもわかる言葉で書かれていること
 ⑥トラブルの起こりやすい部分がわかりやすい
などが網羅されたものです。

(4)記載内容の検討
マニュアルは一般的に、以下の項目を記載します
 ①目的
 ②適用範囲
 ③用語の解説
 ④関連規格
 ⑤内容
  ・Plan(計画、目標)
  ・DO(5W1H、責任部門、実施時期)
  ・Check(実施結果の記録、評価)
  ・Action(改善、次回計画への反映)

(5)教育・導入・定着化
完成したマニュアルは、印刷または電子化して共通ファイルに入れて閲覧が容易
にできるようにします。そして、導入に先立って関係部門に教育を実施します。
業務を行う上で、疑問が生じたら、すぐにマニュアルを見て、マニュアル通りに
業務を行うようにし、定着を図ります。

(6)運用・見直し
関係者がマニュアル通りに業務を行うことを徹底することが基本ですが、マニュ
アル通りに作業すると効率が低下したり、品質上のトラブルが発生しやすくなる
ようであれば、マニュアルを変更する必要があります。

このように、業務の効率化、品質向上につながるように、常にマニュアルを見直し
業務内容と一致させておくことが重要な作業となります。

最後に
マニュアルづくりには、相当の労力が必要とされます。
一所懸命に作り上げても、できた時点から内容の陳腐化が始まります。
「今の仕事のやり方」がベストであり続けることはありません。
日々改善し続けることで、仕事の質は高まっていきます。
マニュアルもそれと歩調を合わせながら、改定していくことで鮮度を保つことが
できるのです。

今あるマニュアは完成品ではなく、業務に携わる人がより良くしていくために存在
していることを理解すべきです。そして、マニュアルが常に最新の状態を保ち
やすいように工夫し、実行していくことが大切です。

posted by k_hamada at 20:57| ★標準化とルール:ISO9000 | 更新情報をチェックする
 ★無料:品質管理書式フォームお申し込み ★無料:ネット相談フォーム

★★★工場の業務改革支援プログラム★★★
★詳しくはこちら

gd06.jpg 2020年4月1日から「時間外労働(残業)の上限規制始まる!
★★★若手中核人材を鍛える工場の業務改革プログラム★★★
Step1:残業が多い原因を分析しよう
Step2:残業削減の具体的な方法を考えよう
Step3:しくみの定着を図ろう

2020年 セミナー開催予定(東京/大阪/名古屋/群馬)
会員割引特典があります。受講料15,000円 → 10,000円(税込み)会員登録は<こちらから
新型コロナウイルス感染防止のため参加者人数を10名以下とし
濃厚接触を避ける対策を実施します。
 FMEA(DRBFM)/FTA実践コース
 設計FMEA/工程FMEAにおける潜在不良流出防止
 7月予定 大阪市産業創造館 9:30~16:30

 ★2017年に発生した新幹線のぞみの台車亀裂事故の原因は何だったのでしょうか?
  直接の原因は、台車製造メーカーの製造ミスによるものですが、FMEAを
  正しく実施していれば防ぐことが可能だったでしょうか?
   ・安全性設計の考え方が末端の作業者に伝わらなかった
   ・現場監督者が、現場や製品をよく確認しなかった
   ・指示書通りに溶接を行おうとしたがうまくできなかった
  様々な現場の問題が浮かびあがってきますが、設計には全く問題はなかった
  のでしょうか?皆さんと一緒に検証してみたいと思います。
(今後の開催予定)
 ◆2020年8月予定 愛知県産業労働センター
 不良品を流出させない品質対策!
 全数検査による不良流出防止
   ヒューマンエラー再発防止・予防対策
 4月24日(金)名古屋市愛知県産業労働センター1601会議室 9:30~16:30
 6月24日(水)東京北区北とぴあ806会議室

 ★セミナー4つのテーマ
 ①再発防止手順:「なぜなぜ2段階法」による再発防止対策(ルールの見直しと定着)
 ②全数検査の見逃しゼロ対策:周辺視検査法、画像検査機導入手順
 ③ヒューマンエラー予防策:ルール順守とは?異常に気づく、コミュニケーション
 ④IT・AI技術導入:ヘッドマウントディスプレイ(HMD)AI検査機導入ステップなど

 小ロット受注生産工場の
   実践的!生産現場の問題解決手法!
 5月29日(金)群馬県太田市新田文化会館会議室1 9:30~16:30

 1.現場の3悪(リードタイム・在庫・不良)はなぜ放置されているのか?
 2.若手・中堅社員の「プロ人材」としての「現場改善力」を徹底的に鍛える!
 中小製造業の生き残り策はただ一つ!
 固有技術を磨き、ニッチな市場でオンリーワンの地位を確立すること。
 それにはまず、身近な課題を解決する改善力を身に着けることから始める。

  ★お支払いは、Paypalまたはクレジットカード、銀行振り込みで!
  会員入会(無料)で、30%割引特典!
  ★購入お申し込みは <こちら>
  検査合格品が市場でクレームとなる、客先で不具合が発見されるなど、品質問題に
  悩まされている工場では、一体何が課題となっているでしょうか?時代は変化しています。
  これからの品質管理のポイントを徹底的に解説!

   2020 新品質管理の基礎講座.jpg
   目次.jpg